Intranet SharePoint

• Dlaczego intranet?

  Badania realizowane w dziedzinie zarządzania wiedzą i informacją mówią m.in., że:

  • Gdyby wszystkie firmy posiadały dobrze zaprojektowane intranety, roczne oszczędności w skali świata sięgnęłyby ok. 100 mld dolarów;
  • Najlepsze firmy oszczędziły dzięki poprawieniu swoich intranetów od 200 do 1000 $ rocznie na pracownika;
  • Ponad 50% największych polskich firm posiada intranet;
  • Średni czas poszukiwania istniejących w organizacji informacji zajmuje od 15% do 25% dziennego czasu pracy;
  • 99% pracowników chce współtworzyć wartość organizacji;
  • Prawie 100 mld dokumentów tworzonych jest rocznie w firmach na całym świecie.

  

• Warto wiedzieć

  Czym się różni Intranet od Extranetu?

  Intranet to wewnętrzna sieć komputerowa ograniczająca się do komputerów określonej firmy czy instytucji. Intranet działa tylko w zamkniętych sieciach wewnętrznych firmy. Intranet umożliwia połączenie sieci z funkcjonującymi w przedsiębiorstwie systemami, dostęp do danych umieszczonych w intranecie mają wszyscy pracowniczy danej organizacji. Extranet jest siecią łącząca kilka intranetów poprzez protokoły sieciowe. Głównym założeniem extranetu jest ułatwienie komunikacji pomiędzy parterami biznesowymi, głównie zewnętrznymi, extranet ułatwia przelew danych do zewnętrznych partnerów, dostęp do extranetu mają określone osoby. połączenie natomiast wiąże się z połączeniem kilku Intranetów poprzez protokoły sieciowe.

  Jesteś zainteresowany wdrożeniami, utrzymaniem Intranetu SharePoint?
  Skontaktuj się z nami!

Historia Intranetu

Historia intranetu sięga lat 90 XX wieku. Pierwsze Intranety spełniały głównie funkcję informacyjną i komunikacyjną miały postać biuletynów, gazetek z aktualnościami. Znacznie później Intranet zaczął wzbogacać się o dodatkowe funkcje. Do aktualności i informacji zaczęły dochodzić repozytoria dokumentów, bazy danych oraz aplikacje HR. Wraz z rozwojem funkcjonalności intranetu poszerzał się również dostęp do zawartości oraz lista osób współtworzący treści. Obecnie Intranet jest narzędziem, systemem wspierającym nie tylko komunikację czy przepływ dokumentów i informacji, jest niezbędnym wsparciem procesów biznesowych zachodzących w organizacji. Ułatwia zarządzanie ludźmi i projektami, pozwala raportować, ułatwia przepływać informacji operacyjnych między działami. W intranecie znajdują się informacje o strukturze organizacyjnej oraz administracji kadrowej, wspomaga zarządzanie urlopami i nieobecnościami, sondy, ankiety. Dzięki współczesnemu Intranetowi zmienił przepływ komunikacji, intranet stał się funkcjonalnym narzędziem społecznościowym, umożliwiającym dwukierunkową komunikację pracowników oraz organizacji i pracowników. Nieodzownymi elementami współczesnych intranetów są grupy dyskusyjne, blogi, a nawet firmowe portale społecznościowe dla pracowników. Organizacje odkrywają co raz więcej korzyści płynących z umożliwienia swobodnej, dwustronnej komunikacji z pracownikami, miedzy innymi możliwość monitorowania nastrojów, poprzez obserwację wpisów na forach, oraz wykorzystanie wiedzy i pomysłów pracowników w rozwoju organizacji.

Dlaczego Intranet SharePoint?

SharePoint jako platforma jest doskonałym narzędziem komunikacji i wsparcia procesów biznesowych w organizacji. Intranet SharePoint ułatwia współpracę, współdzielenie pracy i wiedzy, pomaga obniżyć koszty organizacji miedzy innymi, szkoleń pracowników, wyszukiwania informacji.

Jakie korzyści płyną z posiadania Intranetu SharePoint?

Dzielenie się wiedzą, pomysłami,  tworzenie niestandardowych rozwiązań dla konkretnych potrzeb biznesowych, elastyczność rozwiązań i kompatybilność używanymi z systemami i programami, możliwość szybkiej reakcji na zmieniające się potrzeby biznesowe , większa współpraca pomiędzy pracownikami, kontrola umieszczanych treści oraz dostępu do treści, to tylko nieliczne z niezwykłych mozliwości Intranetu SharePoint.

Jakie są korzyści dla płyną użytkowników Intranetu SharePoint?

Poprzez tworzenie forów dyskusyjnych można zmniejszyć ilość czasu spędzanego w spotkaniach, większa produktywność pracowników dzięki dzieleniu się informacjami, szybsze uzyskiwanie niezbędnych do pracy informacji.

 Zwrot z inwestycji w Intranet?

Korzyści z płynące z wdrożenia Intranetu SharePoint rozpatrywane są w trzech różnych perspektywach, perspektywy zysku dla organizacji, perspektywy zysku dla kadry zarządzającej perspektywy samego pracownika. Korzystne efekty dla organizacji jakie niesie wdrożenie Intranetu SharePoint:

• W obszarze komunikacji z pracownikiem:

  • Intranet SharePoint, (zwłaszcza jego społecznościowe elementy) jest barometrem nastroju pracowników i atmosfery panującej w firmie.

  • Zwiększa identyfikację pracowników z organizacją.

  • Pozwala na większą integracji pracowników dzięki części społecznościowemu wymiarowi intranetu.

  • Wzmacnia przekonanie w pracownikach, że ich opinia ma dla firmy znaczenie.

  • Skraca proces adaptacji nowych pracowników – część procesów i wiedzy jest opisana w intranecie, dzięki czemu łatwiej jest się im wdrożyć w pracę i poznać strukturę firmy.

• W obszarze usprawniania procesów:

  • Intranet SharePoint usprawnienia pracę marketingu i sprzedaży dzięki udostępnieniu bibliotek materiałów reklamowych oraz bibliotek dokumentów i forów dla przedstawicieli handlowych

  • Uproszczenie i przyspieszenie procesów zachodzących w organizacji

  • Usprawnienie obiegu dokumentów, centralizacja ważnych dokumentów w jednym miejscu, zlikwidowanie wielu miejsc sieciowych na których użytkownicy umieszczali różnego rodzaju pliki

  • Częściowa integracja systemów informatycznych oraz kanałów komunikacji wewnętrznej

  • Przyspieszenie procesów , dzięki wprowadzeniu elektronicznej rejestracji wniosków urlopowych oraz możliwości aplikowania na wakaty w rekrutacji wewnętrznej on-line

  • Uporządkowanie usług przeznaczonych dla klientów wewnętrznych

  • Ułatwienie pracy administracji dzięki formularzom rezerwacji i zamówień

  • Wzrost efektywności organizacji

  • Zmniejszenie liczby wysyłanych e-maili , oszczędność czasu

• Jakie korzyści Intranet SharePoint przynosi w obszarze przepływu informacji:

  • Poprawia wewnętrzną komunikację oraz przepływ informacji w firmie.

  • Umożliwia komunikację dwukierunkowa, dzięki interaktywnym narzędziom.

  • Ujednolica sposób komunikacji w firmie.

  • Wprowadza nowej jakość w komunikowaniu.

  • Jest źródłem informacji o tym co dzieje się w firmie zarówno na poziomie lokalnym, jak i na poziomie centralnym.

  • Umożliwia kontrolę nad zamieszczanymi treściami oraz dostępami do nich.

  •Zapewnia oszczędność czasu na dotarcie do informacji przez pracowników oraz na dystrybucję informacji.

  • Pozwala na stworzenie jednej referencyjnej bazy wiedzy o firmie.

  • Usystematyzowanie i centralizacja komunikacji z oddziałami terenowymi.

  • Szybki przekaz bez obciążania skrzynek mailowych i dysków pracowników.

  • Zarządzanie archiwum wiedzy.

• W obszarze tworzenia, umacniania kultury organizacyjnej:

  • Zbudowanie kultury dzielenia się wiedzą

  • Łatwiejsze tworzenie kultury organizacyjnej, zwiększenie zadowolenie pracowników dzięki wygodnym rozwiązaniom komunikacyjnym (fora dyskusyjne, chat)

  • Rozwój kultury speaking-up

  • Wzmocnienie pożądanej kultury firmy

  • Stworzenie jednej referencyjnej bazy wiedzy o firmie

  W obszarze archiwacji dokumentacji:

  • Digitalizacja dokumentacji, archiwizacja

  • Pogodzenie potrzeb odrębnych jednostek biznesowych dzięki wdrożeniu zdigitalizowanych

  • Usprawnienie pracy grupowej na dokumentach poprzez stworzenie witryny projektowej

  • Przejście z papierowych dokumentacji na rzecz elektronicznej formy (digitalizacja)-oszczędność papieru

  • Zwiększenie dostępności dokumentów organizacyjnych