Ponad połowa polskich firm potrzebuje systemu do obiegu faktur

56 proc. organizacji w Polsce chce wdrażać system wspomagający proces obiegu faktur kosztowych. Największą potrzebę wyraża zarząd (90 proc.), kontroling (73 proc.) i administracja (67 proc.). Są to podstawowe wnioski płynące z pierwszego w Polsce Badania Obiegu Faktur Kosztowych, przeprowadzonego przez firmę Kolibro przy wsparciu merytorycznym konsultantów ObiegFaktur.pl.

 

Kolibro, czołowa firma doradczo – wdrożeniowa, jako pierwsze w Polsce podjęła na skalę ogólnokrajową tematykę obiegu faktur kosztowych w organizacjach. W badaniu wzięło udział 337 podmiotów działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej. 80 proc. badanych to przedstawiciele księgowości i finansów, czyli działów, którym tematyka obiegu faktur kosztowych jest najbliższa. Niemal 40 proc. badanych organizacji zarządza miesięcznie między 100 a 500 fakturami kosztowymi, co piąta organizacja otrzymuje miesięcznie powyżej 1000 faktur, 4 proc. badanych organizacji powyżej 10 000 faktur w miesiącu

– Przez ostatnie dwa lata otrzymywaliśmy wiele zapytań od dyrektorów, kontrolerów finansowych i głównych księgowych, dotyczących możliwości odniesienia swoich doświadczeń do trendów i standardów zarządzania procesem w skali całego kraju. Odpowiedzią na tę potrzebę jest prezentowany raport. Dodatkowo duże zainteresowanie rynku sprawiło, iż obieg faktur kosztowych wpływających do organizacji jest jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych w Polsce – podkreśla Aleksander Sala, prezes Kolibro.

Praca z fakturami jest czasochłonna, w ponad połowie polskich organizacji angażuje aż jedną czwartą i więcej wszystkich pracowników oraz wiąże się z ciągłym kopiowaniem dokumentów, które naraża działalność na bezpośrednie straty finansowe i czasowe – to podstawowe wnioski płynące z pierwszego w Polsce badania obiegu faktur kosztowych. Ponad połowa respondentów deklaruje, że od momentu otrzymania faktury do czasu jej akceptacji mija od 2 do 7 dni. Aż 17 proc. firm potrzebuje do 14 dni na stosowne zaksięgo-wanie kosztu. Według badanych najdłużej trwa opis merytoryczny faktury (43 proc.) i akceptacja finansowa (25 proc.). Od tego, kto zarządza fakturą zależy czas jej zaksięgowania. Kiedy dekretowanie i opisanie faktury leży w gestii księgowej, czas procesu nie przekroczy 1 dnia (65 proc.). Jeśli zadanie powierzy się pracownikowi odpowiedzialnemu za koszt, czas wydłuża się nawet pięciokrotnie. Jednocześnie prawie 50 proc. ankietowanych potwierdziło, że nie znajduje czasu na pracę z fakturami.

– Wyniki badania przerosły nasze najśmielsze oczekiwania. Ukazują, jak strategiczna w organizacjach jest tematyka faktur i ile różnorodnych problemów jest z nimi związanych. Zdefiniowanie trudności w pracy z fakturami dało nam szanse na przyjrzenie się całemu procesowi obiegu faktur od wewnątrz, dzięki czemu utożsamiając się z organizacjami możemy zarekomendować właściwe rozwiązania i wskazać stosowne trendy. Jest to ważny krok szczególne teraz, kiedy większość organizacji przeprowadza procesy reorganizacyjne i szuka oszczędności – tłumaczy Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl

Polskie firmy toną w dużych ilościach wielokrotnie kopiowanych faktur. Pracownicy bardzo często powielają faktury i załączone do nich dokumenty, aby w późniejszym czasie móc skorzystać z danych na nich zawartych. Takie praktyki narażają organizacje na duże straty finansowe z tytułu zużytego papieru. Według badania organizacja średnio przyjmuje ok. 1300 faktur miesięcznie. Jeśli założymy, iż tylko połowa faktur jest kopiowana przez jedną osobę, to generowany jest koszt min. 650 dodatkowych kartek papieru, co w skali roku daje prawie 8 tys. Dodatkowo użytych kartek papieru. Duża ilość powielanych dokumentów prowadzi do częstych zagubień faktury – ponad 1/3 badanych uważa to za największą uciążliwość.

– Nie bez znaczenia przygotowaliśmy badanie na przełom dziesięcioleci XXI wieku. Nowoczesne trendy zarządzania podkreślają ogromną wagę zmian reorganizacyjnych, których podstawą jest świadome i odpowiedzialne gospodarowanie finansami organizacji. Badanie wykazuje, iż automatyzacja procesu obiegu faktur przynosi znaczące oszczędności finansowe i czasowe, a co za tym idzie przyczynia się do poprawy funkcjonowania całego podmiotu – podsumowuje Aleksander Sala.

Raport bezpłatnie do pobrania na stronie http://www.obiegfaktur.pl

Dodatkowych informacji udziela:
Katarzyna Sosińska
Public Relations Manager Kolibro Sp. z o.o.
Tel. +48 22 251 70 79
Tel. kom. 607 506 126
katarzyna.sosinska@kolibro.com