Sprawdzona zasada zarządzania mówi, że wykonanie zadania zajmuje grupie mniej więcej cztery razy więcej czasu niż jednej osobie. W trakcie pracy zespołowej często okresy gorączkowego działania przeplatają się z okresami bezczynności. Nie lada wyzwanie stanowi zgromadzenie wszystkich osób w jednym miejscu i o jednej porze, rozdzielanie pracy na zadania, które mogą wykonywać poszczególni członkowie zespołu, upewnianie się, że każdy ma odpowiednie materiały, aby wykonać przydzielone mu zadania, i zebranie wszystkich informacji w jeden, dopracowany projekt.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom specjaliści Kolibro na bazie Microsoft SharePoint stworzyli aplikacje Zarządzanie Projektem. Zadaniem głównym aplikacji Zarządzanie Projektem jest udostępnienie miejsca roboczego oraz niezbędnych narzędzi dla wszystkich członków zespołu projektowego.

Zastosowanie
Zadaniem głównym aplikacji Zarządzanie Projektem jest udostępnienie miejsca roboczego oraz niezbędnych narzędzi dla wszystkich członków zespołu projektowego.

Zespołem projektowym nazywamy osoby w firmie (organizacji) oraz osoby zewnętrzne uczestniczące we wspólnych działaniach określanych jako projekt. Dlatego kluczowym atutem wykorzystania aplikacji Zarządzanie Projektem jest możliwość wymiany informacji nie tylko w wewnętrznej grupie projektowej, ale również w funkcji extranetowej pomiędzy klientami i partnerami, których wybrany projekt dotyczy.

Dla kogo?
Aplikacja Zarządzanie Projektem skierowana jest do firm i organizacji zorientowanych projektowo. Da takich firm zaliczamy wszystkie firmy, których codzienna praca organizacyjna i praca dla klientów ma charakter grupowej działalności projektowej.

Korzyści

Dla organizacji:
• sprawniejsza realizacja projektów
• pełna wiedza o składowych, dokumentach, zasobach i środkach projektu
• możliwość dostępu do informacji projektowych w jednym miejscu
• aktualna wiedza o stanie realizacji zadań projektowych
• syntetyczna informacja o czasie realizacji projektów i poszczególnych zadań w projekcie
• syntetyczna informacja o obciążeniu zasobów osobowych w poszczególnych projektach
• możliwość analizowania historycznego przebiegu poszczególnych projektów oraz możliwość wyciągania wniosków w kontekście przygotowywania i szacowania kolejnych
• oszczędność czasu i środków
• bardziej profesjonalne kontakty z klientem (partnerem) poprzez bezpieczne i szybkie udostępnienie klientowi witryny projektu (centrum kontaktu)
• szybkie i aktualne raporty projektowe
• bezpieczeństwo poufnych informacji dzięki możliwości definiowania poziomu dostępu i uprawnień w projekcie

Dla pracownika:
• poprawa komunikacji między członkami grup projektowych
• aktualna wiedza o stanie zadań projektowych
• ułatwienie procesu aktualizacji i raportowania w projekcie
• oszczędność czasu poświęcanego na poszukiwanie informacji projektowej (w tym dokumentów)
• uproszczenie pracy z komunikatami mailowymi
• możliwość zarządzania wersjami dokumentów i aktualność dokumentów
• ograniczenie napływu do pracownika niepotrzebnych informacji (szumu informacyjnego) poprzez filtrowanie i targetowani

Narzędzia dostępne w aplikacji:
• zarządzanie dokumentami projektowymi,
• kalendarz projektu,
• zadania projektowe,
• graficzne harmonogramy zadań,
• baza kontaktów,
• zarządzanie ryzykiem,
• śledzenie problemów,
• system powiadomień mailowych,
• zarządzanie uprawnieniami i poziomem dostępu w projekcie.